News

W ujęciu operacyjnym zaopatrzenie sprowadza się do prostego porównania cenników produktów i/lub usług oferowanych przez dostawców, koncentrując się na bieżącym zapotrzebowaniu, przy uwzględnieniu odpowiedniej jakości, ceny i terminu dostawy. W takiej sytuacji rola zakupów pozornie ogranicza się do podniesienia efektywności kosztowej przedsiębiorstwa, nie służy jednak realizacji celów strategicznych. Co więcej nie jest wspierana przez kierownictwo najwyższego szczebla organizacji.

W przeciwieństwie do operacyjnego, ujęcie strategiczne nakłada szeroki zakres funkcji i obowiązków na pracowników działu zaopatrzenia, wymaga także zaangażowania kadry kierowniczej w strategiczną rolę zakupów.

Podstawą osiągnięcia długoterminowych celów przedsiębiorstwa w zakresie strategicznych zakupów jest ich planowanie, realizacja i kontrola. Strategiczne zarządzanie zakupami pociąga za sobą również nowe czynności zakupowe, marginalizowane w ujęciu operacyjnym. W celu weryfikacji i usprawnienia procesów zakupowych, czynności te są spisane w postaci oficjalnego planu, spójnego z celami, ogólną strategią przedsiębiorstwa. Plan ten, oprócz zadań i procedur, zawierać powinien długoterminowe decyzje zakupowe i strategię zakupową. Prawidłowe spisanie koncepcji strategii zakupowej jest podstawą do efektywnego jej działania w praktyce. Innym integralnym czynnikiem powodzenia strategii jest stała kooperacja działu zakupów z pracownikami innych działów, a także z najważniejszym szczeblem kierownictwa.

Porównując oba podejścia do zakupów w przedsiębiorstwie, łatwo zaobserwować różnicę w ilości procedur i operacji. W operacyjnym traktowaniu wyróżnić możemy cztery etapy procesowe: opracowanie i analiza wymagań zakupowych, analiza ofert, negocjacje z dostawcami oraz ocena i raportowanie po-negocjacyjne. Strategiczne zarządzanie również zawiera cztery etapy, jednakże dostrzega złożoność procesów zakupowych.

Wyróżniamy następujące fazy:

-przedzakupowa, do której zaliczyć należy decyzje "make or buy" oraz przygotowanie potrzeb i zakresu standardyzacji zakupowych

-selekcja dostawców, za pomocą prześwietlenia potencjalnych dostawców i analizy ocen dostawców oraz ustalenie kryterium wyboru

- operacyjna, w której mają miejsce negocjacje warunków współpracy oraz sporządzenie umów z dostawcami, ale również składanie zamowień, przyspieszanie zamówień, administracja umów, odbiór i nadzór, magazynowanie i kontrola

-pozakupowa, w której wyróżnić należy ocenę dostawców, utrzymanie bliskiej współpracy z kluczowymi dostawcami, zaangażowanie dostawców w projekty rozwoju a także regularną racjonalizację bazy dostawców

W odróżnieniu od podejscia operacyjnego, strategiczne zarządzanie zakupami koncentruje się na aktywnym zarządzaniu dostawcami, ich regularnej ocenie pod kątem możliwości nawiązania partnerskich relacji, otwartości na dostosowanie do zmieniających się wymagań. 

W większości przypadków podstawą do zarządzania zakupami w sposób strategiczny są kłopoty z rentownością przedsiębiorstwa, w którym możliwości poniesienia wydatków inwestycyjnych na marketing czy zwiększenia sprzedaży są ograniczone, a optymalizacja kosztów dotyczyła już wszystkich działów dookoła. Oczywistm jest, że czas prosperity nie będzie trwał wiecznie, a globalny rynek stawia wyzwania wymagające coraz większych wyrzeczeń. Zmieniające się nieustannie ceny surowców, globalizacja gospodarcza i informacyjna, a także postęp technologiczny stawia zakupy jako potencjalne źródło oszczędności, a strategiczne zarządzanie zakupami jest pierwszym krokiem do ich generowania.